Inserire correttamente il codice SDI nella fattura elettronica permette di garantirsi la consegna puntuale del documento al destinatario. Ecco tutto quello che è importante sapere per il suo utilizzo nella fatturazione ad aziende, privati e Pubblica Amministrazione.
La compilazione della fattura elettronica può apparire complessa, anche se in realtà questo documento non si differenzia molto dal "cugino" cartaceo, se non per alcuni elementi caratteristici tra i quali, appunto, il codice SDI.
Codice SDI, a cosa serve nella fattura elettronica
Il codice SDI deve il suo nome all'utilizzo legato al Sistema di Interscambio telematico, attraverso il quale l'Agenzia delle Entrate gestisce il flusso delle e-fatture. Più correttamente identificato con il termine codice destinatario si compone di un codice alfanumerico di 7 caratteri, che identificano il servizio web o il software utilizzato dal destinatario del documento elettronico. L'inserimento corretto del codice permette quindi una corretta ricezione della fattura sul gestionale del soggetto verso cui è stata emessa.
Come ottenere il proprio codice SDI
Aziende e professionisti che, per loro scelta o perché rientrano nelle categorie obbligate, ricevono fatture elettroniche si trovano davanti al quesito relativo al proprio codice destinatario. Come ottenere quella sequenza di numeri e lettere da comunicare a chi deve fatturarci un bene o un servizio?
Il codice destinatario viene assegnato ai software o ai servizi web dotati di un canale telematico accreditato presso l’Agenzia delle Entrate per trasmettere e ricevere le fatture elettroniche. Sarà quindi il titolare del programma o del servizio utilizzato per le fatture elettroniche a fornire il codice, e questo di solito avviene al momento della sottoscrizione del contratto o all'acquisto della licenza. Una volta ottenuto è necessario comunicarlo al cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate, accedendo al sistema e andando nell'area "Fatture e corrispettivi".
Da qui è necessario selezionare la voce "Registrazione dell'indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche" e inserire il codice nell'apposito campo.
Con questa operazione è possibile ricevere tutte le fatture elettroniche, anche nel caso in cui il soggetto che ha emesso il documento non abbia inserito il codice SDI, o lo abbia inserito in modo errato.
In generale è sempre bene comunicare il proprio codice SDI ai fornitori, così da facilitare il recapito delle fatture presso l'indirizzo digitale associato al software e prevenire possibili inconvenienti nella consegna del documento.
Codice SDI di un'azienda, come ottenerlo?
Nel momento in cui un soggetto si trova a emettere una fattura elettronica in ambito B2B dovrà inserire il codice identificativo destinatario. In genere partite IVA e imprese provvedono a comunicare questo dato nel momento in cui condividono i dati per la fatturazione. Se non lo hanno fatto è possibile chiederlo a loro oppure rivolgersi ad appositi servizi che, semplicemente inserendo la ragione sociale o la partita Iva del destinatario, permettono di recuperare il codice SDI del destinatario B2B estraendolo dagli archivi tributari e da altre fonti.
Codice SDI destinatario senza partita IVA
La fattura emessa nei confronti di un privato, in genere, non permette di avere un codice SDI. I soggetti senza partita Iva infatti, tranne rari casi, non dispongono di codice destinatario. In questi casi è possibile indicare nel campo "Codice destinatario" un codice convenzionale composto da sette zeri (codice 0000000), in modo tale da rendere la fattura conforme e consentirgli di superare le verifiche del Sistema di Interscambio. Se poi è disponibile un indirizzo PEC è importante inserirlo, in caso contrario è necessario provvedere a consegnare al cliente/consumatore una copia informatica o analogica della fattura, oltre a comunicargli la disponibilità del documento elettronico nella propria area riservata del sito web dell'Agenzia delle Entrate.
A indirizzare correttamente la e-fattura nel Cassetto Fiscale del destinatario sarà il codice fiscale, che dovrà sempre essere obbligatoriamente inserito nell'apposito campo.
Codice destinatario estero, casi particolari
Può accadere che il cliente/consumatore sia un soggetto estero, residente in un Paese UE o extra UE. Che si tratti di un professionista, di un'azienda o di un privato in questi casi il codice destinatario sarà formato da sette X (XXXXXXX). Nel caso in cui si tratti di un'azienda o un professionista è necessario indicare anche la partita IVA. Se la sede è all'interno dell'Unione Europea va indicato il numero di partita Iva, mentre se l'azienda o il professionista hanno sede in uno Stato extra UE il codice da inserire è OO 99999999999.
CUU e Codice IPA, i codici "speciali" per la Pubblica Amministrazione
h2> Quando il cliente è la Pubblica Amministrazione il codice destinatario non andrà indicato. Al suo posto è necessario indicare invece un Codice Univoco Ufficio (CUU) o il Codice IPA per fattura elettronica, dei quali tutti gli uffici della PA sono dotati. Si tratta di codici composti da 6 caratteri, utili a identificare ogni ufficio della Pubblica Amministrazione.